附錄三：機關公文電子交換作業辦法

名稱:機關公文電子交換作業辦法

(民國88年06月14日修正)

第 一 條 本辦法依公文程式條例第十二條之一訂定之。

第 二 條 機關公文電子交換作業，依本辦法之規定，但總統府及立法、司法、考試、

監察四院另有規定者，從其規定。

第 三 條 本辦法所稱電子交換、係指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。

第 四 條 各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。

第 五 條 機關公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或簽署。

第 六 條 各機關應由文書單位負責辦理機關公文電子交換作業。

第 七 條 機關公文電子交換作業發文處理應注意事項如左：

一 公文於電子交換前應列印全文，並校對無誤後做為抄件。

二 發文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相符後，始可進行發文作業。

三 檢視電腦系統已發送之訊息。

四 行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應列印其清單，以資識別。

五 電子交換後應於公文原稿加蓋「已電子交換」戳記，並將抄件併同原稿退件或歸檔。

六 透過電子交換之公文，至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果，並為必要之處理。發文機關得視需要將所傳遞公文及發送紀錄予以存證。

第一項第五款之章戳，由各機關自行刊刻。

第 八 條 機關公文電子交換作業收文處理應注意事項如左：

一 收文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業。

二 列印收受之公文，同時由收文方之電腦系統加印頁碼及騎縫標識，並按收文處理作業程序辦理。

三 來文誤送或疏漏者，通知原發文機關另為處理。

第 九 條 機關公文電子交換之收、發文程序，各機關得視需要增加其他安全管制措施。

第 十 條 機關公文電子交換之管理事項，由行政院指定機關辦理。

第十一條 各機關辦理機關公文電子交換事宜，其電腦化作業應依行政院訂頒之相關

規定行之。

第十二條 各機關為配合實際業務需要，得依本辦法及有關規定，自行訂定機關公文

電子交換作業要點。

第十三條 受文者為人民之機關公文，以電子交換行之者，得不適用第六條至第八條

之規定，由各機關依其業務需要另定之。

第十四條 本辦法之規定，於公營事業機構及公立學校準用之。

第十五條 本辦法自發布日施行。