附錄一 臺北市政府公文電子交換作業要點

中華民國87年1月9日府秘二字第8610182800號函訂頒

中華民國95年6月29日府秘二字第09530674300號函修正

中華民國96年9月11日府授秘文字第09630950000號函修正

中華民國101年5月3日府授秘文字第10130059600號函修正

一、臺北市政府（以下簡稱本府），為簡化文書作業，運用電子化處理，依機關公文電子交換作業辦法第十二條規定，訂定本要點。

二、本府電子交換作業，依本要點之規定，本要點未規定者，適用其他相關法令之規定。

三、本要點用詞定義如下：

（一）電子交換：指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。（二）各機關：指本府所屬機關、學校、事業機構。

（三）行文群組：指對於經常行文對象部分，予以分類編組，各組取其概括性通稱者。

（四）連線用戶：指登記立案於本市之法人或非法人團體，透過本府公文電子交換中心進行電子交換者。

四、本府電子交換作業，各項綜合業務之管理、督導機關分別如下：

（一）本府秘書處（以下簡稱秘書處）：負責公文電子交換文書、檔案之行政與管理事宜。

（二）本府資訊處（以下簡稱資訊處）：負責綜理公文電子交換資訊技術、電子交換中心之設置與管理、電子檔案維護與備援等事宜。

（三）本府研究發展考核委員會（以下簡稱研考會）：負責電子交換時效之稽查事宜。

（四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同資訊處負責電子交換安全之稽核事宜。

（五）各機關及連線用戶應依資訊處公布之電子交換環境需求，建置電腦硬軟體設備。

（六）秘書處、研考會、政風處、資訊處得隨時或定期就職掌業務，對各機關及連線用戶實施督導、稽（查）核事宜；其中對連線用戶之查核作業，以其違反臺北市政府公文電子交換中心管理規範內容為限。

五、本府公文電子交換連線作業程序如下：

（一）各機關參加電子交換連線作業，由秘書處會同資訊處規劃審核。

（二）連線用戶申請參加電子交換連線作業，優先開放予本市私立教育機構（單位）；其他法人或非法人團體開放申請時程，由秘書處會同資訊處視實際作業情況另行公布之。

（三）連線用戶申請參加電子交換連線作業，應檢附申請表（如附件一）及本府公文電子交換中心管理規範同意書（如附件二），向本府登記立案機關提出申請，經該機關完成初審後，由該機關送本府複審。

（四）前項複審作業，由秘書處、資訊處、政風處共同審核；必要時並得邀請相關機關共同參與複審作業。

六、電子交換中心連線之用戶，皆可為電子公文收受者。但機密性文書暫不適用電子交換。

七、依行文對象編製之各種行文群組，屬府稿發文共用者，由秘書處編製之；屬個別需要者，由使用者自行編製。

八、各種發送、簽收、回覆、錯誤處理等紀錄，應保存二年，以供查詢及列印。

九、電子公文不得增、減發送。

十、涉及重大權益之得失變更案件，收發雙方得要求立即確認。

十一、各機關所使用之憑證（GCA或XCA卡）及讀卡機應由專人負責管理，憑證如有遺失或損毀時，應即向中央主管機關申請補發。

十二、發文作業規定：

（一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子發文作業。

（二）每次發文後應檢查發送結果，並於次一工作日下午二時前查詢或列印未簽收與被退文清單，並隨即補發紙本公文。

（三）發送無誤後，於紙本稿面標明「已電子交換」及發文人員章，始得辦理歸檔。

（四）發文時應注意附件之製作是否使用通用之軟體；如非以通用軟體製作者，應先行掃描成影像檔如PDF或TIFF檔後，再行傳送。

十三、收文作業規定：

（一）各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子收文作業。

（二）電子收文人員應隨時檢視待簽收之電子來文，並注意附件檔（副檔名）是否有適合之開啟軟體。如有不屬本機關業務職掌範圍、附件未送達或不完全、亂碼等情形，應即退文或通知發文機關為必要之處理。

（三）經列印之電子公文，應裝訂整齊，並於公文最後之文字下方蓋電子收文人員章。但採線上分文作業需由單位登記人員或承辦人員列印者，由各該人員蓋職名章。

（四）退文應敘明原因，如已簽收者，應即列印紙本公文本文，並以適當方法載明退文原因，退還予原發文單位。

十四、連線用戶之電子交換作業程序，得不適用本要點第七點、第八點、第十二點及第十三點之規定，由其依業務需要另定之。

十五、違反本要點規定者，本府得視情節輕重議處、暫停或終止其使用。