附件4

申請單位於結案時應檢附資料如下：

1.活動成果報告，含活動基本資料表、議程表或行程表、與會重要人士列表、活動內容概述、活動新聞報導或新聞稿、照片等，申請贊助項目屬經費者，須檢附全案收支清單。

2.參加人員名冊（應詳列姓名、國別、註明身份為與會者或眷屬），並應於名冊下方註明「所附資料屬實」並加蓋單位大小章（大小章需與原贊助申請表相符）。

3.申請國際會議贊助者須另檢附國際會議協會（ICCA）國際會議調查問卷，請以英文填寫（申請國際會議單位需填寫；電子檔可向本局索取）。

4. 另爭取階段之贊助，申請單位於結案時應檢附資料如下：

(1).活動成果報告(含活動基本資料表、議程表或行程表、與會重要人士列表、活動內容概述、活動新聞報導或新聞稿、照片及預期效益等)。

(2).檢附確定取得主辦資格之證明文件(國外證明文件應加簡譯中文)，及出國人員(或來臺人員)電子機票、機票票根或代收轉付證明（擇一），及相關籌備費用支出原始憑證，並檢附全案收支清單，證明文件皆需加蓋單位印章。

(2).如該年申請案件未能於該年度12月15日前取得主辦資格證明文件並提出申請結案者，請於下一期受理申請期間重新提出申請。

5. 結案報告上所填資料及提供之相關附件均屬事實，如有不實之處，恐違反刑法第214條使公務人員刊載不實之罪，本局並將依本申請須知辦理。

6.自102年11月1日起申請贊助項目屬經費者，於結案報核時，應提供贊助款之原始憑證（註）。

註：依臺北市政府各機關對民間團體及個人補（捐）助預算執行應注意事項第5點規定辦理。

REPORT ON ASSOCIATION EVENT

EVENT NO. & TITLE:

Country	:	No. of delegates	:
City	:	No. of accompa-nying persons	:
Year	:	Total attendance	:
Dates	:	No. hotel rooms	:
Registration fee	: from:	Currency	:

Exhibition as part of the event

Commercial exh.: No / Yes	No. exhibitors:	Surface:	m2 (net, excluding aisles)
Poster exhibition: No / Yes	Posters/day:

Official suppliers (Which suppliers will be / have been appointed)

Congress premises	: Not used / Not yet appointed / Yes	If yes, give name	:
Professional con- gress organizer	: Not used / Not yet appointed / Yes	If yes, give name	:
Exhibition mana- gement company	: Not used / Not yet appointed / Yes	If yes, give name	:
Airline	: Not used / Not yet appointed / Yes	If yes, give name	:
Travel agent	: Not used / Not yet appointed / Yes	If yes, give name	:
Headquarters hotel	: Not used / Not yet appointed / Yes	If yes, give name	:

Congress secretariat/ Organizing committee

Name	:
Address	:
City	:
Country	:
Phone	:	Fax:
E-mail	:	Home Page:
Contact person	:
Position	:

Meetings must rotate on a regular basis, attract a minimum of 50 participants and rotate between at least 3 countries. You need to supply us with at least: 1: the complete title of the event, 2) the corresponding website address, 3) proof of the meeting’s rotation (year and location of previous/future editions), 4) indication of attendance figures of ‘your’ meeting. If the input does not meet these criteria we cannot guarantee inclusion in the database.

GENERAL INFORMATION ON THE MEETING

Event Title:

Historical overview: (please give complete history)

No. in series	Year	Start date	End date	City	Country	Attendance

International organisation

Name	:
Address	:
City	:
Country	:
Phone	:
Fax	:
E-mail	:
Home page	:
Contact person	:
Position	:
Appointed until	:	(month/year)

General series information

Frequency	:	Favoured meeting month(s)	:
Duration	:	days	Activity area	:
Minimum number of parallel / break-out rooms needed	:	Seating capacity break-out rooms	:	from	to	persons
Preferred type of venue	:	Conf. centre with in-house hotel facilities/ conf. centre / hotel / university / other	Field(s) of interest	:
Usual exhibition	:	Yes/No
Average no. of exhibitors	:
Average surface of exhibition	:
Official languages	:

Open destination

First year without destination	:	Invitations to be sent in before	:	(month/year)
Preferred countries / regions	:	Decision made in	:	(month/year)
Decision made by	:

企業/組織活動回報填寫表

會議名稱及屆數：

(以下大項請填寫此次會議舉辦情形)

國家	:	出席會員人數	:
城市	:	隨行人員人數 (如眷屬)	:
舉辦年	:	總會議出席人數	:
舉辦日期	:	使用房間數	:
註冊費	從:	到:	請勿填寫此份 此份為填寫參考對照用	貨幣別	:

展覽 (請填寫會議是否有附帶展覽)

商業展覽: 沒有 / 有	參展家數:	使用面積:	m2 (不包含通道/走道)
海報展覽: 沒有/有	刊登海報數量/天數:

大會指定廠商 (請填寫是否有指定合作的相關會展周邊廠商)

大會場地	: 不指定 /還沒指定 /指定	如有指定請填寫名稱	:
專業會議顧問公司	: 不指定 /還沒指定 /指定	如有指定請填寫名稱	:
專業展覽管理公司	: 不指定 /還沒指定 /指定	如有指定請填寫名稱	:
航空公司	: 不指定 /還沒指定 /指定	如有指定請填寫名稱	:
旅行社	: 不指定 /還沒指定 /指定	如有指定請填寫名稱	:
旅館	: 不指定 /還沒指定 /指定	如有指定請填寫名稱	:

主辦單位/大會秘書處 (請填寫主辦單位詳細資料)

名稱	:
地址	:
城市	:
國家	:
電話	:	傳真:
e-mail	:	網址:
聯絡人	:
職位	:

ICCA對於國際會議之定義: 會議人數須大於50人且必須至少在3個國家中輪流舉辦。 本份問卷至少應提供: 1)會議完整名稱, 2) 相關網站連結, 3) 舉辦紀錄(請提供過去舉辦資料及未來預計會舉辦之日期地點，以證明有在3個國家中舉辦), 4) 出席人數

會議基本資料

會議名稱:

歷史紀錄: (請提供完整之相關歷史資料)

屆數	舉辦年份	開始日期	結束日期	城市	國家	出席人數
請勿填寫此份 此份為填寫參考對照用

所屬國際組織 (請填寫是否有相關之國際組織資料)

名稱	:
地址	:
城市	:
國家	:
電話	:
傳真	:
E-mail	:
網址	:
聯絡人	:
職位	:
任期	:	(月/年)

會議輪流舉辦資訊 (請填寫會議舉辦時的一般概況)

頻率(多久舉辦一次?)	:	年	偏好舉辦月份	:
天數(一般舉辦多久?)	:	天	活動區域（指洲名 例如歐洲、亞洲）	:
最少需要的會議室間數	:	有座位會議室可 容納人數的多寡	:	最少	最多	人
偏好的會議場地類型	:	專業會展場地/一般會展場地/旅館/學校/其他	相關產業領域	:
展覽 (是否順便舉辦展覽)	:	是/否
平均參展者的家數	:
平均展覽使用面積	:
會議官方語言	:

未來舉辦之目的地/目標 (請填寫您的組織未來是否會再舉辦會議及相關籌備進度)

(第一次舉辦會議是什麼時候)	:	通常何時需寄出 會議邀請函	:	(月/年)
偏好之國家或地區	:	決定的日期	:	(月/年)
決定者	: