一、本府各機關預定召開會議時，對於會議內容資料之印發，參加單位人員之統計，會議場 所之選定，會議進行程序之擬訂及會議使用時間之預計等，均應事前作充分研究與準備 ，不宜草率將事，而浪費與會人員時間，其牽涉有關單位較少者，儘量以協調方式行之 ，避免召開會議。

二、會議主辦單位在決定開會日期時，應考慮發出開會公文所需時間，及參加會議單位收文 分文簽辦等所需時間，開會通知宜於開會前三天發出，使參加單位能從容處理，否則， 仍須再用電話連絡，以免貽誤。

三、會議主辦單位對開會通知單，宜在封面加蓋「開會通知提前拆閱」戳記，以提醒收文人 員之注意。

四、會議主辦單位對本次會議應考慮由何人主持比較適當，為預防該主持人臨時偶發或其他 重要事故而無法出席會議起見，宜有第一或第二主持會議代理人之準備，並均應事前與 之商洽，庶免影響會議之進行，或有脫節情事。

五、會議主辦單位應在開會前派員檢視會議場所，並照料與會人員簽名就座，倘能在會議場 所安排與會人員座位單席次等，則更可減少不必要之謙讓時間。

六、會議主持人應準時宣佈開會，倘因特殊原因，不能開會時，應即宣佈改為座談會或流會 。

七、會議主持人首先應宣佈開會宗旨，致詞應力求簡單扼要，避免繁冗，其餘會議資料儘可 能以書面報告，並切實控制會場秩序，按照議程進行，規定與會人員發言時間，集中精 力討論中心議題，切忌冗長漫談。

八、參加會議單位承辦人接獲開會通知時，應作左列之處理： （一）簽請主管指派出席人員。 （二）出席人員應先研究開會有關資料。 （三）請示主管指示原則。

九、與會人員應準時出席，並在會前五分鐘到達會場，以辦理簽名或其他手續，不得遲到早 退或中途離席，尊重主席規定，共同維持會議進行，遲到或缺席單位，應列入紀錄，分 別通知注意改進。

十、與會人員發言應先行擬具綱要，力求簡單扼要，避免繁瑣，發言後由紀錄人員作為紀錄 之參考。

十一、會議完畢與會人員宜將會議決議事項，簽請主管核閱，主辦會議單位應儘速整理會議 紀錄，並於二日內印發有關單位，以憑處理。