一、本府各機關預定召開會議時，對於會議內容資料之印發，參加單位人員之統計，會議場 所之選定，會議進行程序之擬訂及會議使用時間之預計等，均應事前作充分研究與準備 ，不宜草率將事，而浪費與會人員時間，其牽涉有關單位較少者，儘量以協調方式行之 ，避免召開會議。

二、會議主辦單位在決定開會日期時，應考慮發出開會公文所需時間，及參加會議單位收文 分文簽辦等所需時間，開會通知宜於開會前三天發出，使參加單位能從容處理，否則， 仍須再用電話連絡，以免貽誤。

三、會議主辦單位對開會通知單，宜在封面加蓋「開會通知提前拆閱」戳記，以提醒收文人 員之注意。

四、會議主辦單位對本次會議應考慮由何人主持比較適當，為預防該主持人臨時偶發或其他 重要事故而無法出席會議起見，宜有第一或第二主持會議代理人之準備，並均應事前與 之商洽，庶免影響會議之進行，或有脫節情事。

五、會議主辦單位應在開會前派員檢視會議場所，並照料與會人員簽名就座，倘能在會議場 所安排與會人員座位單席次等，則更可減少不必要之謙讓時間。